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CLASES DE DOCUMENTOS

5. CLASES DE DOCUMENTOS

 

5.1. CONCEPTO Y FUNCIONES

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos.

Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o  personas jurídicas naturales.

 

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5.2. CARACTERÍSTICAS

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:

§      Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración.

§      Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones.

§      Su emisión es válida.

Los documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación,  denominado copia o los certificado administrativo.

5.3. CLASIFICACIÓN

Teniendo en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en los siguientes grupos, según distintos puntos de vista:

§      Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos.

§      Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos.

§      Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores.

§      Documentos de constancia: actas y certificados.

§      Documentos de juicio: informes

§      Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias)

5.3.1. Documentos del procedimiento administrativo

Se pueden clasificar asimismo en:

§      Documentos administrativos de iniciación.

§      Documentos administrativos de instrucción.

§      Documentos administrativos de terminación.

5.3.1.1. Documentos de iniciación

Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciación:

§         Acuerdo de iniciación:  documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio.

§         Requerimiento de subsanación de defectos:  documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su tramitación.

§         Petición de mejora voluntaria de la solicitud: documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.

§         Acuerdo de adopción de medidas provisionales: acuerdos que se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.

§         Acuerdo de acumulación de procedimientos: se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o más procedimientos administrativos.

§         Acuerdo de práctica simultánea de trámites: documento en el que se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar, en aplicación del principio de celeridad procedimental.

5.3.1.2. Documentos de instrucción

Son los siguientes:

§         Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.

§         Acuerdo de práctica de prueba:  documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.

§         Acuerdo de rechazo de proposición de prueba:  documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo

§         Oficio de petición de informes: los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolución de un procedimiento.

§         Citación de comparecencia: la citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.

§         Concesión del trámite de audiencia:  documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia.

§         Acuerdo de apertura del periodo de información pública:  documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.

§         Acuerdo de ampliación de plazos: documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen.

§         Acuerdo de tramitación de urgencia:  documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.

§         Acreditación de la notificación: es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos.

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